مهندس مهدی مهدوی با بیان اینکه معمولا همه سازمان‌ها چه به صورت مکتوب و چه نانوشته دارای اهدافی در زمینه بقا، بهبود، رشد و توسعه هستند و برای تحقق این اهداف برنامه‌ریزی می‌کنند، افزود: این در حالی است که حاصل این برنامه‌ریزی‌ها چیزی نیست، جز مجموعه‌ای از پروژه‌ها و طرح‌ها که باید اجرا شوند تا نهایتا سازمان به اهداف خود دست یابد؛ اما مشکلی که اغلب شرکت‌ها با آن مواجهند، نبود سازمان و نظامی برای مدیریت این پروژه‌ها و طرح هاست.
وی ادامه داد: به عبارت دیگر در اکثر شرکت‌ها متولی مشخصی برای برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت و کنترل پروژه‌ها وجود ندارد و اکثر پروژه‌ها به صورت مجزا توسط واحدهای مختلف، با صرف هزینه و منابع زیاد و تجاوز از برنامه پیش‌بینی‌شده به اتمام میرسند و در نهایت سازمان را از دستیابی به اهداف پیش‌بینی‌شده در زمان مشخص باز می‌دارد.
معاون مدیرعامل بیمه سرمد در حوزه طرح و برنامه خاطرنشان کرد: از آنجا که جبران زیان ناشی از تاخیر با وجود رقابت تنگاتنگ امکان‌پذیر نمی‌باشد، تجاوز از زمان پیش‌بینی‌شده در صنعت بیمه، اهداف پیش‌بینی‌شده را فاقد انتفاع می‌سازد.
مهدوی، هدف از کنترل پروژه در شرکت را ایجاد هم‌افزایی در راستای اهداف کسب و کار شرکت با تهیه نقشه و برنامه دقیق و همچنین قابلیت اجرایی گام به گام تمامی پروژههای موجود، عنوان و تصریح کرد: در فاز اول اجرای این طرح، اولویت با پروژههای بازاریابی و مشتریان ارزنده بانک صادرات ایران است و در آینده نزدیک این امر به تمامی پروژههای شرکت از جمله پروژههای تعریف شده در قالب برنامه‌های عملیاتی واحدها نیز اشاعه خواهد یافت.
وی مراحل اصلی اجرای پروژههای بازاریابی را شناسایی پروژه (ارسال نامه معرفی، برقراری تماس و شناسایی واحد بیمهای بیمه‌گذار، تعیین تاریخ سر رسیدهای بیمهای)، ارزیابی و برگزاری جلسه شناخت و مذاکره و ارسال پیشنهاد فنی - مالی جهت ورود به مناقصه بیمه گذار و انعقاد قرارداد، برشمرد و در خصوص جزئیات هر مرحله گفت: در این راستا، پس از شناسایی پروژه های موجود و تعیین اولویت های اجرایی، اقدامات لازم در خصوص ارزیابی این شرکت ها در جلسات هماهنگی با مدیران پروژه صورت می پذیرد؛ سپس در صورت تائید مشتری، پیشنهادهای فنی و مالی (رشته های بیمه ای و نحوه پوشش آنها) در قالب فرم های تهیه شده به بیمه گذار ارسال می گردد و در مرحله پایانی امر نیز انعقاد قرارداد با مشتریان است که در تمامی این مراحل، اطلاعات به صورت دقیق در فرم های شناسنامه فرم ثبت می گردد.
معاون مدیرعامل بیمه سرمد در حوزه طرح و برنامه اضافه کرد: مدیران پروژه با انتخاب تیم اجرایی و نظارتی از کارشناسان خود، نسبت به انجام اقداماتی مانند به روز نگهداشتن برنامه زمانبندی، تهیه و حفظ مستندات پروژه و همچنین گزارشات هفتگی و ماهیانه مبادرت می ورزند و پس از پایان مراحل اجرایی پروژه، اطلاعات و مستندات آنها در اختیار واحد مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) قرار گرفته تا ضمن ورود اطلاعات در سامانه، اقدامات لازم در جهت تمدید و یا مذاکرات مجدد در زمان های سررسید، صورت پذیرد.
مهدوی، مراحل اصلی اجرای پروژههای جاری و عملیاتی را شناخت پروژه و تهیه گانت چارت، انعقاد قراداد/تفاهم نامه درصورت نیاز، ابلاغ گانت چارت به واحد متولی طرح و اخذ گزارشات پیشرفت در فواصل زمانی مشخص، ارائه گزارش نتایج اجرای طرح به مدیران ارشد شرکت و انجام اصلاحات و اخذ تاییدیه اجرای پروژه/ طرح از کارفرما/مدیران ارشد شرکت و آزادسازی تضامین درصورت وجود، عنوان و تصریح کرد: در مدیریت و کنترل پروژه هایی که جنبه عملیاتی دارند، گانت چارت و محدودیت های زمانی نقش بسیار ویژه ای خواهند داشت و رعایت صحیح آن قطعا می تواند از بروز خسارت های مختلف و اتلاف منابع جلوگیری نماید.